Viele Firmen starten mit Spesen in Tabellen: Mitarbeiter sammeln Belege, Buchhaltung tippt nach, Führungskraft unterschreibt per E-Mail. Das funktioniert bei fünf Personen — und bricht, sobald Reisen, Kilometer und Team-Karten dazukommen.

Als Odoo Ready Partner nutzen wir selbst Prozesssoftware rund um Buchhaltung und Freigaben. Die Ausgabenverwaltung von Odoo (Expenses) deckt genau diesen Alltag ab: Erfassung, Prüfung, Rückerstattung und Anbindung an die Buchhaltung in einem System.

Was typischerweise drin steckt

• Belege unterwegs — Foto vom Beleg, Betrag und Kategorie ohne Desktop
• Freigabe-Workflow — Manager prüft, bevor etwas ausgezahlt oder gebucht wird
• Kilometer & Pauschalen — Fahrten und wiederkehrende Auslagen statt manueller Nachrechnung
• Firmenkarten — Abgleich von Kartenzahlungen mit eingereichten Belegen
• Buchhaltung — Rückerstattung und Kontierung hängen am gleichen Datensatz

Wann es sich lohnt

Expenses lohnt sich besonders, wenn:

• mehrere Personen regelmäßig Spesen einreichen,
• ihr Freigaben nachvollziehbar dokumentieren müsst,
• ihr ohnehin Odoo für Buchhaltung, HR oder CRM nutzt oder plant.

Wenn ihr nur einmal im Quartal drei Belege habt, reicht oft eine einfache Freigabe per E-Mail. Sobald der Aufwand in der Buchhaltung steigt, spart ein integrierter Prozess Zeit — und reduziert Fehler bei MwSt. und Konten.

Hinweis für Österreich & EU

Digitale Belege und GoBD-/Aufbewahrungsthemen hängen von eurer Buchhaltung und eurem Steuerberater ab. Expenses ersetzt keine Beratung zur Belegaufbewahrung — es liefert den Prozess, Belege und Freigaben strukturiert zu führen.

Unsere Module dazu

• BMD Import/Export — wenn Spesen und Buchhaltung in Odoo landen und ihr Daten BMD-kompatibel an Steuerberatung / Personalverrechnung weitergeben wollt.
• Company Report Branding — einheitliches Briefpapier und Fußzeilen auf PDF-Berichten, auch bei mehreren Firmen.

Alle MPI-Apps: App Store (Maintainer) · verwandt: Buchhaltung.

Nächster Schritt

Auf der Odoo-Seite seht ihr Funktionen, Preise und wie Expenses in die Suite passt. Wenn ihr eine kurze Einschätzung wollt, ob das zu eurem Setup passt — schreibt uns.

Partnerhinweis: Der Link führt zu Odoo S.A. MPI GmbH ist Odoo Ready Partner und kann bei Anmeldung über diesen Link am Provisionsprogramm teilnehmen. Odoo ist eine Marke der Odoo S.A.

Many companies start with expenses in spreadsheets: staff collect receipts, accounting retypes them, managers approve by email. That works for five people — and breaks once travel, mileage, and company cards pile up.

As an Odoo Ready Partner, we work with process software around accounting and approvals. Odoo Expenses covers that day-to-day: capture, review, reimbursement, and accounting in one system.

What it typically includes

• Receipts on the go — photo, amount, and category without a desktop
• Approval workflow — managers review before payout or posting
• Mileage & allowances — trips and recurring expenses without manual recalculation
• Company cards — match card charges to submitted receipts
• Accounting — reimbursement and posting share the same record

When it pays off

Expenses is a strong fit when:

• several people submit expenses regularly,
• you need auditable approvals,
• you already use or plan Odoo for accounting, HR, or CRM.

If you only have a handful of receipts each quarter, email approval may be enough. Once accounting workload grows, an integrated process saves time — and cuts VAT and account coding mistakes.

Note for Austria & the EU

Digital receipts and retention rules depend on your accounting setup and tax advisor. Expenses does not replace advice on record-keeping — it structures receipts and approvals.

Our modules for this

• BMD Import/Export — when expenses and accounting live in Odoo and you need BMD-compatible handoff to tax advisors / payroll.
• Company Report Branding — consistent letterhead and footers on PDF reports, including multi-company.

All MPI apps: App Store (maintainer) · related: Accounting.

Next step

On Odoo’s page you’ll find features, pricing, and how Expenses fits the suite. If you want a short fit check for your setup — email us.

Partner note: This link goes to Odoo S.A. MPI GmbH is an Odoo Ready Partner and may participate in the referral program when you sign up via this link. Odoo is a trademark of Odoo S.A.